I dette dokumentet finner du informasjon om hvordan Artsdatabanken behandler dine personopplysninger.

Innledning

Dette dokumentet beskriver hvordan Artsdatabanken håndterer dine personopplysninger. Artsdatabanken, ved direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens håndtering av personopplysninger. Artsdatabanken har eget personvernombud som har som ansvar å gi de ansatte råd og informasjon om personvernlovgivningen, overvåkning av etterlevelse av personvernforordningen og interne retningslinjer. Den behandlingsansvarlige har det øverste ansvaret for å sikre at all behandling og håndtering av personopplysninger skjer i samsvar med gjeldende lovgivning. Selv der hvor det daglige ansvaret er delegert, omfatter dette kun praktisk utførelse av oppgavene og ikke ansvaret.

Artsdatabanken behandler personopplysninger i henhold til EUs forordning for personvern, «The General Data Protection Regulation (GDPR)», 2016/679 og Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven, GDPR).

Dette dokumentet omhandler ikke personopplysninger knyttet til bruk av våre webapplikasjoner, da disse har utvidede vilkår: Personopplysninger i Artsdatabankens nettapplikasjoner

Personvernombud

Et personvernombud er virksomhetens personvernekspert, og et bindeledd mellom ledelsen, de registrerte og Datatilsynet. Har du spørsmål eller innvendinger til Artsdatabankens håndtering av personopplysninger? Ta kontakt med vårt personvernombud.

Formål

Artsdatabanken er en nasjonal kunnskapsbank for naturmangfold. Artsdatabankens hovedoppgave er å formidle oppdatert og lett tilgjengelig informasjon om arter og naturtyper. Informasjonen formidles på nettstedet, konferanser, i webapplikasjoner og gjennom digitale nyhetsbrev.

Artsdatabanken samler inn, lagrer og/eller behandler personopplysninger som er nødvendige for å kunne tilby disse tjenestene til deg. Dette gjelder:

  • kontaktinformasjon som navn og epostadresse for å sende nyhetsbrev eller annen informasjon du aktivt har samtykket til å motta.
  • personopplysninger i forbindelse med billettkjøp til konferanser arrangert helt, eller delvis av Artsdatabanken.
     

Opplysningene kan samles inn i tilknytning til:

  • sosiale og tradisjonelle medier.
  • seminarer arrangert helt, eller delvis av Artsdatabanken.

Juridisk grunnlag

Artsdatabanken har vært operative siden 2005 og ble opprettet fordi regjeringen og Stortinget ønsket et sterkere fokus på kunnskapen som skal ligge til grunn for arbeidet med naturmangfold. Fra 1. januar 2018 er vi en selvstendig, bruttofinansiert etat under Klima- og miljødepartementet. Vi er faglig uavhengig og har eget styre. Artsdatabankens mandat er fastsatt av Klima- og miljødepartementet og stadfester blant annet at Artsdatabanken skal være en sentral aktør i arbeidet med å systematisere digitale data, samarbeide og bidra til datautveksling gjennom internasjonale standarder samt drifte og utvikle nødvendig infrastruktur knyttet til formidling av digitale data om arter og naturtyper. Behandling av personopplysninger i våre webapplikasjoner er nødvendig for å kunne oppfylle vår samfunnsrolle som kunnskapsformidler av digital informasjon om arter og naturtyper.

Det er frivillig for de som besøker våre nettsteder å oppgi personopplysninger i forbindelse med bruk av våre tjenester, for eksempel for å motta nyhetsbrev, behandlingsgrunnlaget er derfor aktivt samtykke fra den enkelte.

Deling

Artsdatabanken vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere dine personopplysninger på andre måter enn beskrevet i dette dokumentet. Dine data vil kun deles hvis vi er rettslig forpliktet eller får ditt samtykke. Samarbeidspartnere vil kun få innsyn i de opplysninger som er nødvendig for å utføre tjenester for Artsdatabanken.

De personopplysninger Artsdatabanken samler inn i forbindelse med nyhetsbrev, kan kun deles med tredjepart med den hensikt å sette opp og sende ut de nevnte nyhetsbrev.
Ved konferanser og seminarer kan Artsdatabanken benytte tredjepart for å administrere påmelding. Artsdatabanken vil da sørge for databehandlingsavtale(link til databehandlingsavtale) som skal sikre at dine personopplysninger behandles korrekt også hos denne tredjepart. Personopplysninger mottatt ved slike påmeldinger, vil kunne deles i form av deltakerliste. Opplysninger som deles vil i så fall være begrenset til: navn, tittel og arbeidssted. Eksempelvis: Kari Nordmann, seniorrådgiver, Artsdatabanken.

Lagring

Vi lagrer kun personopplysninger så lenge det er nødvendig for å utføre de oppdrag nevnt over.

Ved påmelding til konferanser mottar Artsdatabanken informasjon fra tredjepart som håndterer salg og fakturering av billetter. Disse opplysningene kan inkludere: navn, adresse, telefonnummer, arbeidssted og stillingstittel og lagres kun hos Artsdatabanken så lenge det er nødvendig for å håndtere eventuell adgangskontroll, bestilling av bevertning eller liknende.

Våre servere er per 29.05.2018 plassert i datahaller hos Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) og Artsdatabanken mottar driftsstøtte fra driftspersonell ansatt hos NTNU. Det foreligger avtaler mellom Artsdatabanken og NTNU som regulerer hvilken rolle NTNUs personell har, disse har i utgangspunktet ikke tilgang til de persondata Artsdatabanken samler inn.

Informasjonskapsler ("cookies")

Som bruker av våre nettsteder godkjenner du bruk av informasjonskapsler. Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside og brukes for å ta vare på midlertidig informasjon. Hva som lagres i informasjonskapsler varierer, men brukes blant annet til å huske brukerinnstillinger eller huske en bruker som har besøkt nettstedet tidligere. 

Om du ikke vil bruke informasjonskapsler må du selv stenge for dette i din nettleser, men vær oppmerksom på at dette kan påvirke funksjonalitet og brukeropplevelsen.

Lagring av opplysninger og behandling av disse er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen.
Bruk av informasjonskaplser i Artsdatabanken

Dine rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlingen av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningsloven Kapittel III, Artikkel 12. De som er registrert i en av Artsdatabankens systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Artsdatabanken ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Den som har gitt samtykke til behandling av personopplysninger, har også rett til å trekke dette tilbake. Har du spørsmål eller innvendinger til Artsdatabankens behandling av dine personopplysninger? Ta kontakt med vårt personvernombud.

Klage

Dersom du har vært i kontakt med Artsdatabanken angående vår behandling av dine personopplysninger, og du er misfornøyd med vår håndtering, så kan du klage til Datatilsynet.